ALGUNOS TIPS PARA ORGANIZAR REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS
¿Estás en una reunión de trabajo y haces varias cosas a la vez, sin atender a lo que se está tratando? No eres el único, porque algunas de esas juntas pueden ser innecesarias y, hasta, improductivas. Aquí te compartimos algunos tips para organizar reuniones de negocios efectivas.
Según una publicación de Harvard Business Review, en promedio, el 15% de las horas totales de trabajo en una organización se destinan a reuniones. Sí, así de alto es ese porcentaje, que aumenta progresivamente en los rangos más altos de las empresas, alcanzando un 33% en los CEO’s.
Esto no supondría ningún problema si el tiempo invertido en reuniones fuera productivo. Sin embargo, mantener la concentración y el foco de los participantes durante el transcurso de las juntas no es sencillo, lo que hace que se pierda efectividad y, por ende, dificulte la comunicación interna en las organizaciones.
De hecho, en muchas empresas se “encienden las alarmas” cuando se convocan reuniones de trabajo, porque con mucha frecuencia las perciben como una pérdida de tiempo. No les falta razón. Y es que el mismo Peter Drucker, considerado el mayor filósofo de la administración del siglo XX, lo reconoció con una frase contundente: “Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma”.
Sin lugar a dudas, el tiempo de los colaboradores es el recurso más valioso de cualquier organización. Por ello, la pérdida de tiempo tiene consecuencias financieras. Y la cifra puede ser alarmante, pues se habla hasta de 37,000 millones de dólares. Pero, también, cuando las reuniones son “vampiros del tiempo”, impactan en la productividad y socavan la energía de los empleados.
Es cierto que en toda organización se necesitan momentos de hacer contacto y de discutir las ideas. No obstante, el equilibrio se rompe cuando se convocan reuniones para todo. Además, hay un fenómeno presentado por Cyril Northcote Parkinson y que se refiere a que las organizaciones dan un peso desproporcionado a asuntos triviales. Conocido como la Ley de la Trivialidad de Parkinson, se resume en esta frase: “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.
¿SON EFICIENTES NUESTRAS REUNIONES DE TRABAJO?
La coach Maite Finch dice que para responder esta pregunta es relevante observar las reuniones que actualmente se tienen en la empresa, a fin de determinar si son importantes o no y cómo se llevan a cabo. “Cuando se observa que ocupan el 60 a 70% de la jornada laboral, cuando los participantes no tienen claro por qué asisten a ellas, o cuando son muy largas y sin objetivos claros, es posible decir que la empresa tiene malos hábitos en gestión de reuniones”, observa.
Eso no significa que todas las reuniones sean malas, sino que no se aprovecha bien el tiempo. No solo necesitamos tener menores reuniones; también que estas mejoren y que realmente sean útiles para todos sus participantes. Aquí es donde entra en juego la gestión de reuniones.
Según lo describe Asana, firma de software especializada en la gestión de trabajo, este es el “proceso de coordinar y llevar adelante una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo”. Incluye medidas que se toman antes, durante y después de la reunión, para que todo se desarrolle a la perfección.
PASOS PARA GESTIONAR UNA REUNIÓN
Organizar una reunión de trabajo productiva, a lo mejor, implica un poco de trabajo extra. Pero, al final, resulta en una reunión más eficiente y valiosa para todos. Sigue estos pasos:
- Antes de la reunión: define el propósito
En principio, debes entender cuál es el fin de la reunión y qué es lo que con los demás participantes necesitas lograr para que la sesión sea un éxito. Lo más importante son los temas a tratar y las decisiones a tomar.
- Antes de la reunión: determina quiénes asistirán
Es bueno seguir el consejo de Harvard Business Review, que en su publicación “Dirigir reuniones efectivas”, promulga la regla 8-18-1800. Esta dice que, si hay que resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes. Si el objetivo es realizar una “lluvia de ideas”, 18 es el número ideal de participantes. Y si el fin es que toda la empresa se entusiasme con una novedad, hay que invitar a 1,800 personas o a todos los miembros de la organización.
- Antes de la reunión: define los roles y las responsabilidades
Cada asistente deberá cumplir un rol en la reunión. El moderador: es el anfitrión de la reunión. El apuntador: debe tomar las notas de la reunión para documentar lo que sucede. Los decisores: son responsables de tomar decisiones fundamentales para cumplir con el objetivo de la reunión.
- Antes de la reunión: crea y comparte la agenda
Comparte la agenda de la reunión con anticipación. Lo ideal: al menos 24 horas de que comience.
- Antes de la reunión: determina cuánto debe durar
Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva asegura que se debe tener un muy buen motivo para que una reunión dure más de 30 minutos. Es más, un estudio de Microsoft demostró que la fatiga provocada por las videoconferencias aparece después de 30 minutos en las reuniones virtuales. Si hablamos cara a cara, la atención se podrá mantener de 45 a 60 minutos.
- Antes de la reunión: envía una invitación por calendario
Organizar reuniones cuando se trabaja en un equipo virtual se complica. Entonces, debes cuestionarte en qué zonas horarias están los invitados, y si para todos es un horario laboral.
- Durante la reunión: toma notas
En vez de permanecer pasivo durante la reunión, toma notas. Te ayudarán a recordar y no perder de vista detalles importantes, como decisiones tomadas, actualizaciones del proyecto y pasos a seguir.
- Al final de la reunión: identifica y asigna acciones pendientes
Con las acciones pendientes se documenta quién hará qué después de terminada la reunión. Además, mantiene a todos alineados sobre los pasos siguientes y garantiza el avance con los trabajos.
- Después de la reunión: comparte notas
Esto ayuda a recordar decisiones y acciones pendientes, y a que todos estén en sintonía para la siguiente reunión. Además, se informa a otras partes interesadas en el proyecto y que no tengan que asistir a las reuniones.
Está claro, una reunión bien llevada reporta muchos beneficios para la organización. Depende de nosotros despojarlas de su mala fama y convertirlas en oportunidades de crecimiento profesional.
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